【文件档案管理办法】为了规范文件档案的管理流程，提高工作效率，确保文件资料的安全性、完整性和可追溯性，特制定本《文件档案管理办法》。该办法适用于公司内部所有部门在日常工作中形成的各类文件、资料及电子文档的归档、保管、调阅和销毁等管理工作。
一、文件档案管理原则
1. 统一管理：所有文件档案由档案管理部门统一负责，确保管理标准一致。
2. 分类清晰：按文件性质、用途、密级等进行分类，便于查找与使用。
3. 安全保密：对涉及公司机密或敏感信息的文件实行分级管理，严格控制访问权限。
4. 及时归档：文件应在形成后及时归档，避免遗漏或延误。
5. 定期清理：对已无保存价值的文件按规定程序进行销毁，保持档案的整洁与高效。
二、文件档案管理流程
| 环节 | 内容说明 |
| 文件形成 | 各部门在业务活动中产生的各类文件，包括纸质文件、电子文档、会议纪要等 |
| 文件整理 | 按照统一标准进行编号、分类、装订，确保格式统一、内容完整 |
| 归档提交 | 将整理好的文件按时提交至档案管理部门，并填写归档登记表 |
| 档案入库 | 档案管理人员对提交的文件进行审核、编号、入库并登记 |
| 档案借阅 | 借阅人需填写借阅申请单，经审批后方可借阅，限期内归还 |
| 档案销毁 | 对超过保管期限且无保留价值的文件，经审批后按程序销毁 |
三、文件档案管理制度
| 项目 | 具体要求 |
| 档案分类 | 分为行政类、业务类、财务类、人事类、技术类等 |
| 档案编号 | 采用统一编码规则，如“年份-部门-序号” |
| 档案保管 | 配备专用档案室，配备防火、防潮、防盗设施 |
| 档案查阅 | 设立查阅登记制度，记录查阅时间、人员、内容 |
| 档案销毁 | 需经部门负责人及档案管理部门共同审批，销毁过程需有监督记录 |
四、责任分工
| 职责 | 执行单位 |
| 文件归档 | 各部门负责人及档案员 |
| 档案管理 | 档案管理部门 |
| 档案借阅 | 档案管理人员 |
| 档案销毁 | 档案管理部门及相关部门负责人 |
五、附则
1. 本办法自发布之日起施行，原有相关制度与本办法不一致的，以本办法为准。
2. 本办法由档案管理部门负责解释和修订。
通过实施《文件档案管理办法》，可以有效提升企业文件管理的规范化水平，保障企业运营的有序进行，也为后续的信息查询与审计提供有力支持。